保密係公務員應盡義務之一,「公務員服務法」第四條即明確規定:「公務員有絕對保守政府機關機密之義務,對於機密事件,無論是否主管事務,均不得洩漏,退職後亦同。」惟不時仍於報章或新聞上揭露,少數公務員因故意或過失將公務上秘密洩露他人,顯示保密警覺之觀念仍待加強。
所謂公務機密,廣義而言,係指公務上所持有之資料,如經洩漏,有危害國家安全、行政遂行或他人權利者。並可區分為「國家機密」及國家機密以外之「一般公務機密」,前者係規範於「國家機密保護法」,後者則可參考行政院訂定之「文書處理及檔案管理手冊」。究其言,保密義務所要確保的不僅是國家的安全及利益,也包含一般人民的隱私與權利,公務員因職務所需接觸他人隱私資料,如果任意洩漏,將使個人遭受不確定之損害。
公務機密維護之具體做法
- 機密文件之會簽、陳判等公文處理流程,應由承辦人員親自持送,否則應以文件密封方式為之,收受機密文書時,應先檢查封口後始可拆封。
- 重要應秘密事項,應避免書寫於便條紙或桌曆上,否則易因疏忽未收妥而遭窺視或翻閱,造成洩密。
- 具機密性之廢棄文稿應隨手以碎紙機銷毀,並避免做為資源回收用紙,機密文件影印如遇夾紙應隨手取出,印壞部分亦須帶走,以免被有心人取走做不當利用。
- 傳真機密文件前,應先確認傳送號碼,並連絡受件人等候於傳真機旁,以避免誤傳洩密;傳送完成前應全程在場不可離開,避免資料遭他人取走。
- 談論機密前,先確認對方身分,對於自稱長官而欲查詢機密文件資料者,應請對方留下連絡電話,先做身分查證工作。
- 使用具有「自動重複撥號」功能之話機,做其他有輸入密碼之線上轉帳或交易時,應注意清除紀錄,避免遭人試撥盜打。
- 個人行動電話語音信箱及電話答錄機密碼,應妥慎保管,以免遭人竊聽。
- 經常檢視大樓電信配線箱,查看有無遭人掛線竊聽。
- 個人電腦應設定密碼保護,並設置螢幕保護畫面,且定期變更密碼,以防範暫離電腦時遭人窺探畫面內容。
- 透過公司內部網路做檔案資源分享時,應謹慎審核資訊內容是否涉及公務機密,並應加設密碼管制。
- 電腦各種使用密碼,切勿將之另紙書寫或黏貼於電腦上:並避免利用各種作業系統內建「自動記憶密碼」功能,否則即喪失密碼保護之機制。
- 在無法確定網站的保密安全下,勿任意上網登錄個人重要應秘密資料,以免資料遭截取移作他用。
- 會議議事範圍,涉及公務機密需保密者,應以秘密方式舉行。
- 秘密會議之會場須選擇單純或有隔音設備場所舉行,以防止竊聽。
- 參加秘密會議之人員,應經調查合格,並以與會議討論事項有直接關係者為限;凡與議題無關者,主席得令退出會場。
- 秘密會議之資料附件,應於會議結束時當場收回,避免機密外洩。